Scegliere il software o il partner IT giusto per la tua azienda è un problema?

software-selection-marco-gentiliniSpesso la dimensione delle aziende italiane non giustifica una figura interna dedicata alle risorse informatiche.

Sovente sei tu imprenditore o, un tuo collaboratore, che vi fate carico di individuare le soluzioni software e i partner, con grande dispendio di tempo ed energie preziose.

E magari ricorri anche al  fantomatico “consiglio dell’amico/parente”  o del cliente/fornitore che, magari a sua volta poco afferrato su questi argomenti, non può far altro che “decantare” quello che ha comprato lui o di cui ha sentito parlare da altri.

Oppure ti affidi unicamente al tuo fornitore storico, lo stesso che probabilmente ti ha fornito il primo PC quando hai iniziato l’attività e ti bastava fare qualche bolla e fattura; magari anche bravo e disponibile ma, non è detto che abbia le risposte giuste per la tua azienda che, se nel frattempo è cresciuta, probabilmente ha esigenze molto diverse da allora.

Questo tipo di “approccio alla soluzione del problema” potrebbe rivelarsi un vero e proprio fallimento.

Infatti, non è detto che il software che va bene per il tuo cliente/fornitore, pur se dello stesso settore, possa andare bene anche per la tua azienda;

volto-triste

QUINDI COSA SI DEVE FARE ?

Scegliere una soluzione  software gestionale o ERP, CRM o MRP,  è molto vincolante e di forte impatto aziendale, da cui non è così semplice tornare indietro.

Un consulente professionale e qualificato, e non il ragazzino vicino di casa “smanettone”, ti può indirizzare sulle soluzioni migliori in funzione delle reali esigenze della tua azienda, del settore in cui opera ma anche, con grande attenzione al budget.

 

SOFTWARE SELECTION: i 2 STEP fondamentali

La scelta di un pacchetto, in particolare un software gestionale od un ERP, è molto delicata perchè impatta fortemente su tutte le aree ed i processi dell’azienda coinvolgendo molte risorse interne; dall’amministrazione all’area ciclo attivo/passivo e commerciale, dal magazzino e produzione alla logistica fino all‘ufficio tecnico.

Le fasi principali della software selection si possono suddividere in due Step:

1) un’analisi interna all’azienda

2) un’attività che coinvolge oltre alle risorse interne anche interlocutori esterni

Step 1 – Analisi interna:

– Analisi dei motivi che inducono a cambiare il software

– Individuazione delle aree critiche, dei processi e delle risorse coinvolte

– Situazione As is (stato attuale) e definizione del To Be (come deve essere)

– Definizione del budget di spesa

– Stesura e condivisione del documento riepilogativo da utilizzare anche come Requirement List  per la successiva verifica della soddisfazione dei requisiti.

Step 2 :

– Individuazione dei fornitori/partner da coinvolgere nella selezione (meglio non più di tre)

– Uno o più incontri di pre-sales con ciascun fornitore per la valutazione tecnico/funzionale e la verifica della soddisfazione dei requisiti emersi nell’analisi ToBe 

– Eventuale richiesta, se le condizioni lo richiedono, di un modello o prototipo customizzato 

– Richiesta e/o valutazione di referenze nel settore

– Composizione e richiesta di un’offerta economica mirata

Valutazione tecnico/economica delle offerte

Scelta della soluzione che più risponde alle esigenze

– Discussione e definizione col fornitore del piano operativo per la schedulazione delle attività di progetto

Il modello sopra riportato è un esempio non vincolante, le cui fasi descritte possono essere facilmente ampliate o ridotte  in funzione della complessità, delle dimensioni del progetto e dell’azienda ma, anche in funzione della tipologia di software; gestionale o ERP, CRM o DMS, MRP MES o PDM etc.

Project Management e supporto in fase di Start-Up e post-avviamento

breafing-project-management

E’ un servizio che estende e completa la fase di software selection.

E’ propedeutico al raggiungimento degli obiettivi, nel minor tempo possibile, col massimo dei risultati e col minimo dispendio di tempo.

In pratica:

– svolgo la funzione di “coordinatore” di progetto per il controllo dello stato d’avanzamento.

– verifico i risultati man mano raggiunti in relazione alla requirement list ed agli obiettivi e li condivido con la direzione dell’azienda e i partner coinvolti.

All’occorrenza e, se il supporto del partner non dovesse essere sufficiente, fornisco anche  consulenza operativa e formazione su determinate aree di progetto quali commerciale,  CRM, produzione e office sia in fase di avviamento che di post-avviamento per supportare gli operatori a sfruttare al meglio i nuovi strumenti operativi.